Behandling af persondata i Grundejerforeningen Fruekilden
Grundejerforeningen Fruekildens bestyrelse har d. 23. maj 2018 fastlagt følgende regler for behandling af persondata, således at grundejerforeningens persondatabehandling er i overensstemmelse med EU’s General Data Protection Regulation og Datatilsynets regler.
A. Indsamling af persondata.
Grundejerforeningen Fruekilden beder medlemmer om de persondata, der er nødvendige for foreningens daglige drift. Medlemmers aflevering af disse persondata er en forudsætning for medlemskab og betragtes som samtykke til behandling af persondata i.h.t. nedenstående.
B. Persondata for medlemmer af Grundejerforeningen Fruekilden.
a. Personnavne på medlemmer
b. Fysiske adresser – folkeregisteradresse og sommerhusadresse
c. E-mail adresser på medlemmer
d. Telefonnumre på medlemmer
e. Ejendommenes matrikelnumre
f. Dato for erhvervelse af ejendommen
(Disse data opdateres årligt i forbindelse med kontingentopkrævning)
C. Opbevaring og videregivelse af persondata.
De under B indsamlede persondata beror hos bestyrelsens formand og kasserer, og videregives til bestyrelsens øvrige medlemmer, suppleanter og revisor ved behov herfor, samt til andre hvor dette er nødvendigt for foreningens drift.
D. Kendskab til persondata udover de under B anførte datatyper.
Bestyrelsesmedlemmer, suppleanter og revisor kan få kendskab til yderligere personrelaterede data, som måtte blive oplyst for Grundejerforeningen Fruekilden f.eks. i forbindelse med kommunal sagsbehandling, ejendomskøb, dispensationsansøgninger og lignende. Sådanne data bringes alene til bestyrelsens kendskab og videregives ikke til andre. Sådanne data opbevares ikke i et systematisk register, men indgår i foreningens arkiv og kan fremgå af bestyrelsens referater.
Sådanne data kan ikke i alle tilfælde fremsøges i foreningens arkiv, idet arkivet er dannet over en årrække med anvendelse af skiftende teknologier og principper, ligesom arkivet – eller dele heraf – kan være gået tabt.
E. Offentliggørelse af persondata.
a. Data som nævnt under B om medlemmernes navne, adresser og andre kontaktdata kan fremgå af referater fra generalforsamling, bestyrelsesmøder samt i medlemsbreve fra grundejerforeningen.
b. Medlemmers og lejeres telefonnumre og e-mailadresser offentliggøres ikke systematisk for offentligheden af hensyn til at beskytte medlemmer mod uønskede henvendelser.
c. Persondata af følsom eller rent privat karakter, som måtte komme til bestyrelsens kendskab, omtales ikke i de referater, bestyrelsen offentliggør for medlemmer og andre, og bringes ikke på anden måde til offentlighedens kendskab.
F. Sletning af persondata.
a. De under B nævnte persondata slettes i Grundejerforeningen Fruekildens medlemsregister, når der sker/er sket ejerskifte på de enkelte ejendomme.
b. De under B nævnte persondata slettes ikke i Grundejerforeningen Fruekildens regnskabssystem på udskrevne opkrævninger og faktura før efter løbende regnskabsår + 5 år, jf. bogføringsloven.
G. Brugerstatistik fra Grundejerforeningen Fruekildens hjemmeside.
Der indsamles forbrugsstatistik på Grundejerforeningen Fruekildens hjemmeside. Denne forbrugsstatistik er ikke personhenførbar.
H. Dataansvarlig.
Grundejerforeningen Fruekildens formand er ansvarlig for grundejerforeningens behandling af persondata.
I. Kontrol.
I forbindelse med revisors gennemgang af regnskabet kontrollerer revisor, at ovenstående regler overholdes.
J. Offentliggørelse.
Dette regelsæt tilkendegives for Grundejerforeningen Fruekildens medlemmer, og offentliggøres på Grundejerforeningen Fruekildens hjemmeside.
Besluttet med beslutningsmail til bestyrelsen i Grundejerforeningen Fruekilden udsendt fra formanden d. 21. maj 2018 med svar frist d. 23. maj 2018.
GF. Fruekildens persondatapolitik han hentes her.